Planejamento Adequado = Direção e Perfeição

A habilidade de planejar projetos, grandes e pequenos, simples e complicados, é essencial no ambiente de negócios nos dias de hoje. Sem as ferramentas necessárias para planejar, as pessoas tendem a debaterem-se, "improvisando," ou afastando-se do curso, resultando em sucesso tardio, prazos perdidos ou fracasso.

Aprenda os passos para planejar um projeto de sucesso:

Passo 1: "Como deve ser"

Esclareça a meta do projeto e certifique-se que ela está alinhada às iniciativas da alta gerência. O "como deve ser" é a base para aquilo que você deseja ver no final e como este resultado irá beneficiar todos os envolvidos. Sua equipe e a alta gerência devem trabalhar em conjunto para assegurar que estão de acordo com os objetivos. Caso o trabalho não seja bem desenvolvido em relação a definição da meta, será quase impossível o planejamento ser bem sucedido.

Passo 2: "Onde está"

Esta é a realidade da situação atual. Onde você está hoje? Quais os fatores que ajudam e dificultam seus esforços a fim de atingir a meta do projeto?

Passo 3: Objetivos

Defina e estabeleça objetivos realistas para concluir com sucesso sua meta desejada. Sem esses objetivos, você e sua equipe ficarão à deriva. Os objetivos podem ser imediatos, intermediários e de longo prazo. Alcançar os objetivos do dia-a-dia (objetivos imediatos) contribui para a realização dos objetivos intermediários e de longo prazo. Desenvolva objetivos usando o método SMART:

S eSpecífico (processos e recursos)

M Mensurável com dados objetivos

A Atingível

R Relevante para sua visão

T Tempo específico (prazos)

Passo 4: Ação

Você deve estabelecer prioridades específicas e a partir delas desenvolver uma subclasse de ações. Para atingir seus objetivos, estas subclasses devem incluir:

• Requisitos de trabalho

• Quem fará o trabalho

• Métodos a serem usados

• Como as diferentes partes se unem e se encaixam no parâmetro geral

• Como os resultados serão comunicados (relatórios, PowerPoint, etc.)

Passo 5: Recursos

Outro aspecto do planejamento é determinar o orçamento e o custo de cada ação. Custos incluem:

• Pessoal

• Material

• Tempo

• Custo de oportunidade (o que deve ser feito para se prossiguir à uma determinada ação)

Passo 6: Tempo

Estabeleça e comunique prazos para que haja um entendimento claro e que alvos imediatos, intermediários e de longo prazo possam ser alcançados. Quando for estabelecer o tempo, seja realista. Trabalhe de trás para frente para determinar quando que cada fase deve ser completada, e coloque o cronograma por escrito para evitar mal-entendidos.

Passo 7: Implementação

Uma importante, ainda que negligenciada, parte da implementação de um plano é ter certeza que todos os envolvidos entenderam o papel deles no projeto. Ganhe o comprometimento da equipe visando os resultados. Enquanto monitora a implementação, poderá precisar modificar a meta do planejamento e reavaliar seus objetivos.

Passo 8: Acompanhamento/Medição

Uma parte crítica do processo de planejamento é manter registros precisos, analisar o porquê dos desvios que tenham ocorrido, e tomar medidas para corrigir eventuais problemas. Concentre-se nos fatores críticos e o sucesso será efetivo!